Die Hochschule für Bildende Künste–Städelschule, Frankfurt am Main sucht 
zum nächstmöglichen Zeitpunkt 

eine*n Sekretär*in der Hochschulleitung (d/m/w) in Vollzeit. 

Die Hochschule für Bildende Künste–Städelschule gehört zu den weltweit führenden künstlerischen Ausbildungseinrichtungen im Bereich Bildende Kunst. Geprägt wird die Hochschule durch internationale Studierende und Lehrende, darunter eine Vielzahl renommierter Persönlichkeiten des internationalen Kunstlebens. 

Der*die Sekretär*in der Hochschulleitung unterstützt den*die Rektor*in und Kanzlerin in vielfältigen Tätigkeiten und arbeitet eng mit allen Abteilungen der Städelschule zusammen, um einen reibungslosen Ablauf im Rektorat und für die Hochschulleitung zu gewährleisten. Zu diesem Zweck organisiert und erledigt der*die Sekretär*in der Hochschulleitung allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben für die Hochschulleitung, sowie eine Vielzahl komplexer Aufgaben kritischer und/oder vertraulicher Art. Er*sie fungiert als Bindeglied zwischen dem*der Rektor*in und der Kanzler*in und unterhält umfangreiche Kontakte zu allen Ebenen des internen Personals sowie zu externen Fachleuten, Spender*innen und verschiedenen Kunstorganisationen und Stiftungen.      

Ihre Aufgaben und Zuständigkeiten in deutscher und in englischer Sprache: 

  • Unterstützung der Hochschulleitung bei der internen und externen Kommunikation aller Art, inkl. Entwurf von Korrespondenzen jeglicher Art, sowie der Festlegung von administrativen Prioritäten; 

  • Verwaltung aller Arbeitsabläufe des Tagesgeschäfts im Büro, darunter Entwicklung effizienter Büroabläufe, einschließlich der Aktenablage und Pflege von Datenbanken 

  • Organisation von Besprechungen innerhalb und außerhalb des Hauses und Pflege der Kalender unter Berücksichtigung komplexer Zeitpläne 

  • Planung, Koordination und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen im Rahmen des Budgets, z.B. Gremiensitzungen, Mittagessen und Abendessen mit Gästen  

  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen der Hochschulleitung inkl. der Spesenabrechnungen 

  • Information der Hochschulleitung über Maßnahmen und/oder Ergebnisse, soweit erforderlich; 

  • Anfertigung von Protokollen von Sitzungen 

  • Kommunikation mit allen Abteilungen, der Städelschuleigenen Ausstellungshalle Portikus, externen Institutionen, Ehemaligen, Sammler*innen und der Öffentlichkeit.  

Ihre Qualifikationen: 

  • Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich/Büromanagement (oder vergleichbar); 

  • Mindestens sechs Jahre einschlägige Verwaltungserfahrung in zunehmend verantwortungsvolleren Positionen als Chefsekretär*in oder Assistent*in der Geschäftsleitung/Verwaltung oder vergleichbar; vorzugsweise zumindest in gemeinnützigen Organisationen der Bildenden Kunst; 

  • Hohe Sozialkompetenz in Interkulturalität und Kommunikation inkl. sensibler Sprache; 

  • Professionelles Auftreten, hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten, diplomatisches Geschick und exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit mit vielfältigen Ansprechpersonen 

  • Diskretion im Umgang mit streng vertraulichen Informationen 

  • Organisationstalent und Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein und selbstständige Arbeitsweise 

  • Belastbarkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit 

  • Sehr gute Kenntnisse des MS-Office-Pakets 

  • Sehr gute Deutsch- und fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift 

  • Arbeitsort ist Frankfurt 

Wir bieten 

  • Ein vielfältiges, interessantes und internationales Arbeitsumfeld

  • Eine Vergütung mit der Entgeltgruppe E9 nach Tarifvertrag des Landes Hessen mit betrieblicher Altersvorsorge der Zusatzversorgungskasse Frankfurt 

  • Ein Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst, zunächst auf 2 Jahre befristet mit angestrebter Möglichkeit der Entfristung  

  • Flexible Arbeitszeiten außerhalb der Kernarbeitszeiten 

  • Die Stelle ist grundsätzlich teilbar 

  • Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket 

  • Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes 

  • Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten 

Die Städelschule strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert nachdrücklich zur Bewerbung von qualifizierten Frauen auf– einschließlich derjenigen, die nach der Elternzeit in den Beruf zurückkehren. Die Städelschule verpflichtet sich in ihrer Personalpolitik zu antidiskriminierenden Maßnahmen und engagiert sich für mehr Vielfalt im Personal. Darüber hinaus ist die Städelschule bestrebt, möglichst barrierefreie Bewerbungs- und Arbeitsbedingungen zu schaffen. In diesem Rahmen unterstützt die Städelschule aktiv die Bewerbung von Menschen mit Behinderungen. 

Bitte bewerben Sie sich bei Interesse mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (ohne Foto) und 3 Zeugnissen bis zum 18. Juni 2023 unter: 
https://jobs.staedelschule.de/index.php/sekretaerin-der-hochschulleitung-d-m-w/ 

Vorstellungsgespräche sind für die 26. Kalenderwoche geplant. 

Bei Fragen zum Prozess wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung unter
personal@staedelschule.de  

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre Daten zum Zweck des Auswahlverfahrens elektronisch gespeichert und verarbeitet und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
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